BRM (Business Rules Management)
BPM (Business Process Management)
Introducció
Degut a la increïble evolució de les eines informàtiques al llarg dels darrers anys i de la seva aplicació en l'àmbit empresarial, han anat apareixen noves aplicacions de programari capaces d'aportar solucions molt més competitives que les que podríem haver aconseguit fa uns anys enrere mitjançant formats físics. Però, el BRM o el BPM son realment invents nous?
Involuntàriament, al parlar d'aquests conceptes sobre les gestions organitzatives, els professionals de seguida pensem en grans aplicacions informàtiques capaces de reduir llocs de treball, agilitzar processos, evitar errors, etc. en definitiva, grans aplicacions informàtiques capaces d'assolir nivells d'eficiència extraordinàries. Però, encara hi sent totalment cert, potser es podria dir que hem pecat de progressistes al oblidar que el BRM o el BPM no son conceptes nous, i que és a partir d'aquests, de on se'n hauria de partir per implementar millores tecnològiques en la gestió de les empreses actuals.
Posem per cas el càlcul de riscos d'una entitat financera en el moment de concedir o no una hipoteca per exemple. Actualment, rere el mostrador de la oficina d'atenció al client, allà on hi havia un professional altament qualificat, ara hi trobem un becari qui, demana als clients totes les dades que un programari informàtic li va demanant pas a pas. Serà a partir d'aquesta informació que, el programari informarà al becari si la operació és clarament viable, si requereix d'un estudi més exhaustiu, o de si directament és inviable.
Òbviament, l'entitat financera ha aconseguit nivells d'eficiència més elevats, ja que tot i haver-hi casos que després hauran de ser estudiats per un altre personal més qualificat, hi haurà molts altres casos en el que no haurà estat necessari, i per tant, podran prescindir d'alguns dels especialistes que necessitaven antigament. Altres millores substancials evidents en son, l'agilitat del tràmit tant pel client com per la entitat financera, la disminució dels errors humans durant els tràmits o la disminució del consum de suports físics o arxivadors pels mateixos.
Però realment ha canviat el tipus d'informació? O simplement se'n ha canviat el tipus de suport? Evidentment, el becari que atén al client abans tenia un formulari en paper on hi havien reflectits exactament els mateixos punts pas a pas que el programari informàtic, i una fitxa de puntuacions on el becari mateix podia saber si es tractava d'una hipoteca viable, d'alt risc o inviable.
El cas és que, tot i sent innegablement molt millor la solució informàtica, el tipus de gestió continua requerint la mateixa informació que en les solucions físiques anteriors, i per tant, el BPM i el BRM donen nom a models molt més antics que els seus respectius noms.
Es possible considerar els BPM i BRM a Rotatek S.A.?
Després de la introducció anterior, podríem dir que a Rotatek S.A. ja hi funcionaven el BPM i el BRM molt abans de que apareguessin les primeres eines informàtiques que va adquirir la mateixa empresa.
Rotatek S.A. funcionava amb comunicats oficials, fitxes de treball, i altres elements físics que permetien la estandardització de processos i decisions com podien ser, la compra d'existències de recanvis per als serveis de postvenda, el control i documentació dels estats de disseny de nova maquinaria, la gestió de recursos de personal, etc.
Evidentment, tots els exemples anteriors requerien d'alguna persona addicional encarregada de recopilar, gestionar i després executar les accions estipulades per a cada resultat obtingut a partir d'aquests elements físics, el que provocava retards d'aplicació d'estratègies, errors humans en els tràmits administratius, i altres incidents que en feien disminuir la eficiència, celeritat i flexibilitat del sistema de gestió.
No va ser fins als anys noranta que es van començar a aplicar diverses tècniques tecnològiques per a la gestió de la informació. Es podria dir que, entre els anys 1996 i 1998 la empresa va poder començar a gaudir d'un sistema prou potent com per poder eliminar la gran majoria dels elements físics de gestió.
Però que ha canviat des de llavors? Posem-ne un exemple per escenificar-ho.
La reposició d'existències per als serveis postvenda
Tot fabricant de maquinaria està obligat a donar suport de reparació de com a mínim deu anys després de la venda del seu producte.
Per aquest motiu, un servei de venta de recanvis es inherent a la activitat de la empresa.
És ben sabut que, la necessitat de posseir unes existències que, no se sap quina demanda tindran en el futur, és un mal de cap per a qualsevol empresari. Els recanvis difereixen de les peces de nous dissenys de maquinaria, i per tant, els magatzems van creixent, i les existències cada vegada son més difícils de transformar en diner líquid.
Per tots els motius anteriors, la gestió de recanvis és un punt que requereix un gran control.
El magatzem d'existències de les instal•lacions principals
Rotatek S.A. compte amb un magatzem de aproximadament uns 2500 metres quadrats dividits en dues plantes. El sistema d'emmagatzematge és mitjançant prestatges d'una sola profunditat identificats per el seu número de passadís, fila i prestatge on s'hi emmagatzemen les existències cadascuna identificada amb un codi únic.
Gestió anterior a les eines informàtiques disponibles actualment
Antigament, hi havia un calendari on hi apareixia marcat el passadís a inventariar per a cada dia laboral.
Quan el cap del magatzem rebia el inventari dels seus treballadors, ell el comparava amb una fitxa preestablerta per el cap del servei tècnic i redactava una sol•licitud al departament de compres per aquells elements que es trobaven per sota de les quantitats preestablertes. En la fitxa també se'n indicava la quantitat a comprar.
Evidentment, el sistema era lent i poc eficient, ja que potser hi havia passadissos que es tardava un parell de setmanes en revisar, el que obligava al cap del servei tècnic a fer un control rutinari d'aquells elements més crítics. Sobretot, a mesura que el magatzem anava creixent.
Gestió actual
Actualment, el inventari és du a terme anualment i, és un programa informàtic el que se'n encarrega de mostrar la quantitat d'existències exacta en tot moment.
Addicionalment, en comptes d'una fitxa física, el departament informàtic, segons les indicacions i càlculs del cap del servei tècnic, a programat unes rutines capaces de detectar qualsevol manca d'existències, redactar-ne la comanda de compres i enviar-la al proveïdor que correspon directament. És ràpid, econòmic i sense possibilitats d'errors humans.
El canvi en l'escenari de la reposició d'existències
No cal ni mencionar les increïbles millores que ha suposat l'aplicació de les noves tecnologies informàtiques en aquest camp. Però, parant atenció, podem observar com la gestió ha estat la mateixa de sempre i, el que ha canviat realment, ha estat el subjecte qui executa cada acció de la cadena del procés.
Conclusions
Per concloure aquest assaig, val la pena dir que, tot i que els models publicats per grans teòrics son una de les millors eines al abast del empresaris o professionals, no sempre han de contenir grans idees revolucionaries, sinó que en molts casos, només posen en ordre aquelles pràctiques que ja s'utilitzaven anteriorment, i per tant, és aquí on un bon dirigent n'ha de saber aprofitar-ne les principals avantatges sense perdre de vista allò en el que la seva organització ja tenia assolit.
En el cas de Rotatek S.A., s'hi els dirigents de la empesa haguessin seguit fil per randa els estudis logístics basats en el BPM i el BRM de més èxit actualment, segurament haguessin incorregut uns costos massa elevats en comparació amb les millores obtingudes.
Podem dir que Rotatek S.A. no només seria capaç d'incorporar el BPM i el BRM, sinó que aquests es troben lligats a la pròpia gestió històrica de la empresa, només que no se'ls havia anomenat d'aquesta manera.
Per finalitzar, voldria recomanar que visitéssiu la següent URL, on hi podreu trobar un software de codi obert i gratuït per a la implementació del BPM. Aquest software és prou intuïtiu com per poder jugar-hi una estona sense tenir de aprendre massa a utilitzar-lo.
També os adjunto aquest vídeo introductiu que podreu trobar a la mateixa pàgina anterior.
Bibliografia
Xavier Resa.- “Sistemas de Información para la Gestión” Presentacions de l’assignatura de Gestió del Coneixement. UPC – ETSEIAT- EOI.
